Dobrý plán má detail. Čím větší detail, tím přesnější odchylka a tím rychleji najdete, kde vám to ujelo. Píšeme to dlouhodobě a stojíme si za tím: plán rozpadnutý na střediska, zakázky nebo protistrany vám při vyhodnocení řekne mnohem víc než pět řádků s velkými čísly.
Jenže ten samý plán potřebujete jednou vidět jako pět řádků pro poradu s managementem a podruhé jako kompletní rozpad. Detail, který je při hledání odchylky nutný, je při prezentaci na poradě spíš na obtíž. Nikdo se nechce dívat na tabulku, ve které musí očima hledat, které řádky jsou součty a které položky.
Dosud to znamenalo proklikat se dolů řádek po řádku. Při návratu zpátky totéž pozpátku, případně načíst obrazovku znovu a začít od začátku.
Od teď to zvládnete jedním kliknutím.
Kde to najdete
Nad tabulkou plánu, najdete skupinu šipek a výběr úrovně.
Jak to funguje
- Šipka dolů rozbalí o úroveň. Jedno kliknutí zobrazí u všech řádků najednou jejich nejbližší podúroveň. Dalším kliknutím jdete o patro hlouběji, až na nejnižší detail, který plán obsahuje.
- Šipka nahoru sbalí o úroveň. Opačný směr. Z rozpadu na jednotlivé položky se dostanete zpátky k souhrnu, aniž byste zavírali každou větev zvlášť.
- Platí to na celou tabulku. Nemusíte hlídat, které větve jsou otevřené a které ne. Všechny řádky jsou na stejné úrovni detailu, takže se plán dá číst, prezentovat i sdílet bez vysvětlování, proč je jedna kategorie rozbalená a druhá ne.
- Ruční rozklikávání jednotlivých řádků zůstává. Když potřebujete rozpad jen u jedné kategorie, uděláte to jako dosud.
- Nastavíte si úroveň na kterou chcete tabulku rozbalit. Z nabídky vyberete, do jak velké hloubky je potřeba rozbalit tabulku. Pokud třeba chcete rozbalit všechny řádky až do 3. úrovně, i tak stačí kliknout jen jednou.
Proč je to udělané takhle
Zvažovali jsme variantu s jedním tlačítkem, které rozbalí všechno až na dno. Takové řešení funguje u malých tabulek, ale u plánu s několika dimenzemi vygeneruje stovky řádků a vy pak hledáte, kam jste se to vlastně dostali.
Krok po jedné úrovni dává jinou vlastnost, které si u reportingu ceníme. Tabulka zůstává v každém okamžiku čitelná a srovnatelná sama se sebou. Když jste o úroveň níž, víte přesně, na jaké úrovni agregace se díváte, a součty nad sebou dávají smysl. To je stejný princip, na kterém stavíme celý reporting: přímočará logika, kterou pochopí každý, kdo do finančního procesu vstupuje, ne jen člověk, který ji navrhl.
Tři situace, kdy to využijete
Porada s managementem. Plán sbalíte na nejvyšší úroveň a promítáte pár řádků. Když někdo položí otázku k jedné kategorii, rozbalíte o úroveň a odpovíte přímo v datech místo slibu, že se na to podíváte a pošlete mail.
Hledání odchylky. Vidíte, že náklady přestřelily plán. Postupným rozbalováním se dostanete od kategorie přes subkategorii až ke konkrétnímu středisku nebo protistraně. Každý krok zúží prostor, ve kterém příčinu hledáte.
Kontrola plánu před odesláním. Než plán sdílíte s investory nebo s vedením, projděte si ho odshora dolů po jednotlivých úrovních. Rychle uvidíte, kde je struktura příliš hrubá na to, aby vám později ukázala, co se skutečně stalo, a kde naopak plánujete detail, který nikdo nevyhodnotí.
Co doporučujeme
Používejte obě polohy jako dva režimy čtení jednoho plánu. Sbaleno pro poradu, prezentaci a snímek do reportu, kde má pár řádků dát obrázek během několika vteřin. Rozbaleno ve chvíli, kdy hledáte konkrétní číslo a potřebujete se dostat až na středisko, zakázku nebo protistranu.
A pokud jste dosud plánovali na vyšší úrovni jen proto, že se detailní tabulka špatně četla, zkuste plán postavit podrobněji. Důvod, který vás od detailu odrazoval, teď odpadá, a přesnější odchylky za to obvykle stojí.
Přihlášením souhlasíte s Privacy Policy