Jak SPM sjednotilo finanční reporting šedesáti firem z několika účetních systémů 

O skupině SPM 

SPM je česká investiční skupina spravující portfolio desítek společností napříč obory. Do portfolia patří firmy z oblasti technologií, výroby, zemědělství, retailu, médií a nemovitostí. Skupina roste akvizicemi. Každá nově nabytá společnost přichází s vlastním účetním systémem, vlastním účtovým rozvrhem a vlastními zvyklostmi v reportingu. Ve chvíli, kdy portfolio přesáhne několik desítek entit, přestává ruční konsolidace v Excelu stačit. Nikoli kvůli složitosti výpočtů, ale kvůli času, který spotřebuje, a kvůli tomu, jak rychle výstup zastarává. 

Výchozí situace: reporting skupiny šedesáti firem v Excelu 

Šedesát souborů a jedna konsolidace nad nimi 

Finanční reporting skupiny stál na Excelu. Každá společnost měla svůj soubor, nad nimi existoval konsolidovaný sešit za celou skupinu. Model fungoval, ale spotřebovával podstatnou část kapacity finančního týmu. 

Skupina neměla jedno místo pravdy. Měla šedesát dílčích zdrojů a jedno místo, kde se z nich skládal obraz celku. Když některá ze společností doúčtovala nebo opravila zápis, konsolidovaný sešit o tom nevěděl, dokud někdo příslušný soubor ručně neaktualizoval. Na otázku, jaká je aktuální pozice skupiny, tak neexistovala rychlá odpověď. 

Sběr podkladů, sjednocení struktury, kontrola a samotná konsolidace znamenaly, že reporting nevznikal průběžně, ale v nárazech po uzávěrce. Než byl hotový, jeho použitelnost pro operativní rozhodování už klesala. 

Čtyři účetní systémy a zahraniční legislativy 

Portfolio nevznikalo najednou, a tak v něm vedle sebe fungují Helios, Pohoda, Abra i agendy vedené čistě v Excelu. K tomu se přidávají společnosti se zahraničními pobočkami, které účtují podle místních pravidel a v místním účtovém rozvrhu. 

Sjednotit tuto různorodost ručně znamená u každé entity opakovaně řešit, co se kam mapuje, a při každé změně v účetnictví to řešit znovu. Sjednocení účetních systémů napříč skupinou přitom nebylo reálnou variantou. Šlo by o projekt na několik let, s vysokým rizikem a bez okamžitého přínosu pro řízení. 

Plánování a vyhodnocování ve dvou oddělených světech 

Nejvíce času spotřebovávalo plánování. Plán vznikal v Excelu, skutečnost přicházela z účetních systémů do jiného Excelu. Porovnání plánu se skutečností proto vyžadovalo spárovat dvě odlišné struktury, a to pro desítky společností v každém měsíci. 

Výsledek se získat dal. Stál ale tolik práce, že se vyhodnocování dělalo v delších intervalech, než by odpovídalo potřebám řízení skupiny. 

Desítky uživatelů s různou potřebou detailu 

Každá společnost ve skupině má vlastního finančního manažera. Jde tedy o desítky lidí, kteří pravidelně sledují čísla, přičemž každý z nich potřebuje vidět především svou společnost. Vedení skupiny naproti tomu potřebuje pohled napříč celým portfoliem. 

V excelovém modelu se tento požadavek řeší rozesíláním souborů. To s sebou nese více verzí téhož výkazu, vyšší chybovost a omezenou kontrolu nad tím, kdo má k jakým datům přístup. 

Řešení: jednotná metodika nad stávajícími systémy 

1. Napojení na Helios, Pohodu a Abru bez migrace dat 

Symfio se napojilo na účetní systémy, které skupina používá, bez migrace dat a bez zásahu do zavedených účetních postupů. Účetnictví zůstalo tam, kde bylo, a Symfio nad ním funguje jako nadstavba pro reporting a plánování. 

• Data se aktualizují automaticky, bez ručních exportů po uzávěrce. 

• Mapping účtů na jednotnou strukturu proběhl u každé entity jednou. Nově vzniklé účty se do struktury zařazují průběžně. 

• Zahraniční pobočky s místním účetnictvím se mapují do stejné metodiky jako české společnosti. Data a reporty za celou skupinu jsou proto srovnatelné a dávají smysl i v souhrnu. 

2. Struktura reportů na míru skupině 

Standardní metodika v rámci platformy Symfio staví na přímočaré logice, kdy jeden účet odpovídá jedné kategorii. Pro SPM bylo podstatné, aby reporting odpovídal způsobu, jakým skupina svému portfoliu rozumí, tedy napříč obory, které spolu na první pohled nesouvisejí. 

Pro skupinu proto vznikla vlastní struktura reportů. Je jednotná napříč celým portfoliem a vychází z logiky řízení skupiny, nikoli z účtového rozvrhu jednotlivých firem. 

3. Finanční plán a skutečnost v jedné platformě 

Plány jednotlivých společností se do systému nahrávají z Excelu, kde jejich tvorba nadále probíhá. Vyhodnocení už ale běží v platformě Symfio, nad stejnou strukturou, v jaké jsou skutečná data. 

• Porovnání plánu se skutečností je dostupné za jednotlivou společnost i za skupinu. 

• Vedle plánů jednotlivých entit existuje konsolidovaný plán celé skupiny. 

• Odpadá ruční párování dvou odlišných excelových struktur. 

4. Přístupová práva podle struktury skupiny 

Nastavení přístupů kopíruje strukturu portfolia. Finanční manažer každé společnosti pracuje pouze s daty své firmy, vedení skupiny má k dispozici pohled napříč celým portfoliem. Všichni přitom pracují se stejnými a stejně aktuálními daty, liší se pouze rozsah, který vidí. Rozesílání výkazů e-mailem tím ztratilo opodstatnění. 

Průběh implementace 

Implementace trvala přibližně půl roku. U padesáti entit ve čtyřech účetních systémech, s vlastní strukturou reportů a se zahraničními pobočkami jde o rozsah, který odpovídá spíše postupné transformaci finančního řízení než jednorázovému nasazení softwaru. 

Nasazení reportingu jako takové probíhalo v několika fázích: 

1. Napojení účetních systémů a nastavení pravidelné aktualizace dat 

2. Návrh a testování vlastní struktury reportů společně s vedením skupiny 

3. Postupné přidávání dalších entit včetně zahraničních poboček 

4. Zapojení finančních manažerů jednotlivých společností a nastavení přístupových práv 

5. Import finančních plánů a spuštění vyhodnocování plnění plánu 

Výsledek 

Group CFO nemusí trávit čas pročítáním desítek excelových souborů a jejich skládáním do konsolidovaného pohledu. Ten je k dispozici průběžně, nikoli až s odstupem po uzávěrce. Uvolněná kapacita se přesouvá do řízení skupiny na základě reálných a aktuálních dat. 

Finanční manažeři jednotlivých společností pracují nad jednotnou metodikou. Plánování i vyhodnocování probíhá tam, kde jsou zároveň skutečná data. Skupina má přehled o tom, kudy jí procházejí peníze, a to napříč všemi společnostmi, účetními systémy i zeměmi.