Jak zkrátit měsíční reporting z týdnů na dny

V mnoha firmách dostane vedení měsíční čísla kolem dvacátého dne následujícího měsíce. Než se na jejich základě stihne rozhodnout, je tu další uzávěrka. Finanční tým mezitím stráví většinu času přepisováním, odsouhlasováním a formátováním, ne analýzou. Základní principy finančního reportingu shrnuje článek Co je finanční reporting a jak pomáhá firmám. Tady se podíváme, kde se čas ztrácí a co s tím dělat.

Kde se čas ztrácí

Jen první řádek je opravdu účetní práce. Zbytek je práce s daty, kterou jde z velké části automatizovat.

Sedm kroků k rychlejšímu reportingu

1. Zrušte exporty

Reporting by měl číst data přímo z účetnictví a aktualizovat se sám. Pak není potřeba nic kopírovat a report je k dispozici kdykoli, ne jen po uzávěrce. U Pohody to popisujeme v článku Reporting nad Pohodou.

2. Oddělte manažerskou strukturu od účetní

Mapování účtů na manažerskou výsledovku nastavte jednou a udržujte ho, místo aby se každý měsíc přepočítávalo v Excelu.

3. Plán do stejné struktury

Když je plán ve stejné struktuře jako skutečnost, odchylky jsou hotové ve chvíli, kdy jsou hotová data.

4. Kontrolujte průběžně, ne až na konci

Pokud data vidíte denně, chyby v účtování najdete během měsíce, ne až při uzávěrce. Proklik z výkazu až na doklad zkrátí hledání z hodin na minuty.

5. Pravidla pro uzávěrku

Dohodněte s účetními termíny: do kdy zaúčtovat faktury, jak řešit dohadné položky, kdy je měsíc uzavřený. Rychlý reporting nad pomalou uzávěrkou nepomůže.

6. Sdílejte dashboard, ne soubory

Když se report nerozesílá, neexistují jeho verze. Každý vidí aktuální čísla a jen to, co má vidět.

7. Controlling až na úroveň středisek

Jakmile je základní reporting automatický, uvolní se čas na podrobnější analýzy, třeba ziskovost středisek a zakázek.

Kolik to ušetří

Výsledky z praxe:

• Piano Group se s devíti firmami dostala od startu do ostrého provozu za 14 dní a odstranila ruční konsolidaci. CFO Tomáš Jiroušek říká, že to finančnímu týmu ušetřilo desítky hodin ruční práce měsíčně.
• Effectix se po šesti měsících neúspěšných pokusů dostal k funkčnímu reportingu za jeden den.
• SPM přešlo u zhruba 60 firem od reportingu po uzávěrce k číslům dostupným průběžně.

Kolik stojí reporting v Excelu, ve vlastním BI a v Symfio, jsme spočítali v článku Excel, vlastní BI, nebo Symfio.

Kalendář měsíčního reportingu: před a po

Střední skupina se čtyřmi firmami. Dny jsou pracovní dny po konci měsíce.

Vedení dostane čísla o deset pracovních dní dřív. Největší úspora není v samotném skládání reportu, ale v tom, že kontrola běží průběžně. Chyby se opravují během měsíce, ne po uzávěrce.

Kontrolní seznam pro rychlou uzávěrku

• Faktury od dodavatelů se sbírají průběžně, ne všechny najednou na konci měsíce.
• Bankovní výpisy se importují automaticky a párují aspoň jednou týdně.
• Pravidelné dohadné položky (energie, nájem, odměny) mají daný výpočet a zaúčtují se každý měsíc stejně.
• Vnitroskupinové faktury se vystavují ke stejnému dni a kupující je zaúčtuje do termínu.
• Existuje seznam, kdo co do kterého dne dodá.
• Report se neskládá ručně, jen se kontroluje a komentuje.
• Po každé uzávěrce se zapíše, co zdrželo, a příští měsíc se to řeší jako první.

Velké firmy uzavírají měsíc do tří až pěti pracovních dní. Střední firma s dobrými pravidly a automatickým reportingem se k tomu může dostat také.

Jak to řeší Symfio

Symfio čte data přímo z účetního nebo ERP systému, aktualizuje je každou noc a skládá z nich manažerské výkazy, konsolidaci, plán vs. skutečnost a cash flow. Z výsledovky se přes účetní deník dostanete až na doklad. Více na stránce Reporting a dashboardy.

Co automatizovat a co ne

Automatizace nemá nahradit úsudek finančního týmu, ale uvolnit mu na něj čas.

Levý sloupec je práce, která se každý měsíc opakuje stejně a ve které lidé dělají chyby z únavy. Pravý sloupec je práce, kvůli které firma controllera nebo finančního manažera zaměstnává. Pokud váš tým tráví většinu času v levém sloupci, je v tom největší rezerva.

Začněte tím, co bolí nejvíc

Není nutné automatizovat všechno najednou. Změřte jeden měsíc, kolik času zaberou jednotlivé kroky, a začněte tím nejdelším. U skupin je to skoro vždy sběr dat a konsolidace, u samostatných firem převod do manažerské struktury a porovnání s plánem. Po prvním kroku se často ukáže, že další kroky už tolik času nezaberou, protože pracují s čistšími daty.

Časté otázky

Jak rychlý může měsíční reporting být?

Když jsou data napojená automaticky, je report hotový hned po uzavření účetnictví. Limitem je pak rychlost uzávěrky, ne reportingu.

Musíme změnit účetní postupy?

Většinou ne. Pomůže dohodnout termíny uzávěrky a důsledně vyplňovat střediska nebo zakázky, pokud je chcete reportovat.

Co s reporty, které máme v Excelu dnes?

Použijte je jako zadání. Struktura, kterou vedení zná, se dá přenést, jen už se nebude plnit ručně.

Má smysl dívat se na čísla před uzávěrkou?

Ano, pokud víte, co ještě chybí. Průběžný pohled na tržby, marže a cash flow během měsíce pomáhá reagovat dřív, konečná čísla pak jen potvrdí trend.

Kdo má měsíční reporting vlastnit, účetní nebo controller?

Účetní odpovídá za správnost a včasnost účetnictví, controller nebo finanční manažer za report a jeho interpretaci. V menších firmách tuto roli často plní externí CFO.