Reporting nad Pohodou: manažerské výkazy bez exportů do Excelu

Pohoda je v českých firmách nejčastější účetní program. Účetní v ní pracují rádi a rychle. Problém nastává ve chvíli, kdy vedení chce vidět čísla jinak než po účetních účtech: po střediscích, zakázkách, za skupinu firem nebo proti plánu. Pak přichází export do Excelu, kontingenční tabulky a pár dní práce po každé uzávěrce.

V článku projdeme, jaké možnosti reportingu nad Pohodou existují, kde narážejí na své limity a jak postavit manažerský reporting, který se aktualizuje sám.

Co z Pohody dostanete bez dalších nástrojů

Pohoda umí standardní účetní sestavy: výkaz zisku a ztráty, rozvahu, obratovou předvahu nebo přehledy pohledávek a závazků. Pro účetní a daňové účely stačí. Manažerské otázky jsou ale jiné:

• Jak si stojí jednotlivá střediska nebo zakázky proti plánu?
• Jak vypadá výsledek skupiny, když každá firma účtuje ve vlastní databázi?
• Kolik bude na účtech za dva měsíce?
• Proč se marže meziročně změnila a které doklady za tím stojí?

Na tyto otázky standardní sestavy neodpoví. Stormware nabízí modul POHODA BI a existuje řada doplňků třetích stran. Pro jednu firmu a základní přehledy to může stačit. S více firmami, plánováním a sdílením čísel mimo účetní oddělení se většinou dostáváte zpět k Excelu.

Tři způsoby, jak se reporting nad Pohodou dělá v praxi

Náklady jednotlivých variant jsme porovnali v článku Excel, vlastní BI, nebo Symfio.

Jak postavit manažerský reporting nad Pohodou

1. Napojte data, ne soubory

Základ je přímé napojení na databázi Pohody. U verzí SQL a E1 jde o technickou záležitost na desítky minut. Data se pak aktualizují automaticky, typicky každou noc, a nikdo je nemusí exportovat. Důležité je, aby napojení bylo jen pro čtení. Účetní dál účtuje po svém a reportingový nástroj do účetnictví nic nezapisuje.

2. Namapujte účty na manažerskou strukturu

Účetní osnova odpovídá na otázku, jak se účtuje. Manažerská struktura odpovídá na otázku, jak se řídí firma. Tržby rozdělte podle produktů nebo kanálů, náklady na přímé a režijní, osobní náklady vyčleňte zvlášť. Mapování nastavíte jednou. Nové účty se buď rovnou zařadí do výchozích kategorií, nebo počkají mezi nezařazenými, dokud je controller nepřiřadí.

3. Využijte střediska, zakázky a činnosti

Pokud je účetní v Pohodě vyplňují, máte hotový základ controllingu. Mapovat lze i kombinaci účtu a střediska, takže stejný účet může u různých středisek patřit do různých řádků výsledovky.

4. Přidejte plán a cash flow

Výsledovka bez plánu je jen historie. Jakmile do stejné struktury nahrajete rozpočet, odchylky se počítají samy. Stejně tak cash flow: z Pohody znáte splatnosti faktur i historii plateb, takže se forecast z velké části předvyplní z reálných dat. Podrobně na stránce Cash flow forecast.

5. Sdílejte dashboard, ne soubor

Majitel, jednatel nebo banka potřebují vidět jiný výsek dat. Místo rozesílání Excelů jim nasdílejte konkrétní dashboard. Všichni pak pracují se stejnou verzí čísel.

6. Nechte čísla hlídat průběžně

Automatický reporting má jednu slabinu. Ukáže přesně to, co je zaúčtované, včetně chyb a výkyvů, kterých si při rychlém pohledu na dashboard nikdo nevšimne. Ruční kontrola před každou poradou je přitom právě ta práce, které se chcete zbavit.

V Symfiu tuto práci dělá Conrad, AI controller. Pracuje nad stejnými daty jako reporting, sám upozorní na neobvyklé pohyby v nákladech, propady tržeb nebo výkyvy ziskovosti a vysvětlí, co se stalo a proč. Na otázku z úvodu, proč se změnila marže, odpoví konkrétními čísly místo dalšího grafu. Staví výhradně na ověřených datech v Symfiu, a když si není jistý, řekne to.

Conrad controllera ani účetní nenahrazuje. Udělá první průchod daty, aby se lidé mohli věnovat vysvětlení čísel místo jejich hledání. Víc v článku Seznamte se s Conradem.

Více firem v Pohodě

Skupiny často vedou každou společnost v samostatné databázi Pohody. Pro součtový pohled pak nestačí data sečíst, je potřeba vyloučit vnitroskupinové transakce i vzájemné pohledávky a závazky a srovnat osnovy. Technologická skupina Piano Group takto propojila devět firem v Pohodě a do ostrého provozu se dostala za 14 dní, včetně importu devíti finančních plánů. Viz případová studie Piano Group. Obecný postup popisujeme v článku Konsolidace a intercompany v Symfio.

Jak dlouho to trvá

Technické napojení Pohody na SQL bývá hotové do hodiny. Delší je manažerská část: shodnout se, jak má výsledovka pro vedení vypadat, a nastavit mapování. Agentura Effectix měla po šesti měsících neúspěšné spolupráce s jiným dodavatelem funkční reporting za jeden den. Do podoby, která přesně odpovídá tomu, jak firmu řídí vedení, ho pak s externím CFO dotahovala zhruba tři měsíce (případová studie Effectix).

Ukázka: manažerská výsledovka z účetnictví v Pohodě

Takto může vypadat mapování syntetických účtů na manažerskou výsledovku u obchodně-servisní firmy. Analytiky se v každé firmě liší, princip je stejný.

Důležité je rozdělit účet 518 Ostatní služby. Ve většině firem je to největší nákladový účet a směšuje subdodávky pro zákazníky, marketing i nájem. Bez analytik je marže i režie zkreslená. Pokud analytiky nemáte, zaveďte je od začátku následujícího měsíce a historii namapujte aspoň odhadem.

Mapování musí pokrýt všechny výsledkové účty, tedy celé třídy 5 a 6. Jinak manažerský čistý zisk nebude sedět s účetním a vedení reportu přestane věřit.

Checklist před spuštěním reportingu nad Pohodou

• Je jasné, kdo report čte a na jaká rozhodnutí ho používá?
• Má účet 518 a další velké účty analytiky, které odpovídají manažerské struktuře?
• Vyplňují účetní střediska a zakázky důsledně, nebo jen někdy?
• Jsou bankovní výpisy zaúčtované průběžně, aby sedělo cash flow?
• Je dohodnutý termín měsíční uzávěrky?
• Existuje rozpočet ve stejné struktuře jako výsledovka?
• Víte, komu jaký přehled nasdílet a co už vidět nesmí?
• Kdo bude řešit upozornění na odchylky a nesrovnalosti v datech a do kdy před uzávěrkou?

Když je na většinu otázek odpověď ano, spuštění je otázka dní. Když ne, začněte tím, co v seznamu chybí. Reporting nad nekonzistentními daty jen rychleji ukáže nekonzistentní čísla.

Časté otázky

Musíme kvůli reportingu měnit účetní program?

Ne. Reporting se staví nad existující Pohodou. Účetní pracuje stejně jako dosud.

Funguje to se všemi verzemi Pohody?

SQL a E1 se napojí přímo, obvykle do hodiny. Pro ostatní verze společně vybereme nejvhodnější způsob napojení.

Jak často se data aktualizují?

Automaticky každou noc. Podle typu předplatného lze synchronizaci spustit i ručně jedním kliknutím nebo nastavit až pět aktualizací denně.

Můžeme v jednom přehledu spojit Pohodu s jiným systémem?

Ano. Častá kombinace je Pohoda v menších firmách skupiny a Helios nebo Business Central ve větších.

Nestačí nám modul POHODA BI?

Pro jednu firmu a základní přehledy může stačit. Jakmile potřebujete konsolidaci více firem, plán se scénáři, cash flow forecast nebo sdílení dashboardů lidem bez přístupu do Pohody, vyplatí se nástroj postavený pro finanční reporting.

Uvidí účetní kancelář změnu?

Ne. Napojení je jen pro čtení a účetní dál pracuje ve své Pohodě. Změnu pozná jen v tom, že po ní nikdo nechce exporty do Excelu.

Jak řešit historii, když jsme dřív účtovali jinak?

Historii namapujte na novou manažerskou strukturu zvlášť. Meziroční srovnání pak dává smysl i přes změny v osnově.

Co v reportingu nad Pohodou dělá AI controller Conrad?

Hlídá čísla za vás. Upozorní na neobvyklé pohyby v nákladech, tržbách a ziskovosti, vysvětlí, co se stalo, a odpoví na otázky typu proč klesla marže. Do účetnictví nic nezapisuje, opravy dál dělá účetní ve své Pohodě.

Můžeme data dál používat ve vlastním Power BI?

Ano. Dashboardy i plánování běží přímo v Symfiu, napojení vlastního Power BI je volitelné a bez příplatku.

Můžeme se na čísla ptát v Claude nebo ChatGPT?

Ano. Data ze Symfia jsou dostupná přes konektor (MCP) pro Claude i ChatGPT, takže se na výsledky a odchylky můžete ptát běžnou řečí.

Jak vypadá napojení Pohody na Symfio v praxi, najdete na stránce Symfio a Pohoda. Přehled všech reportingových funkcí je na stránce Reporting a dashboardy.