Jak Piano Group postavila finanční reporting skupiny 9 firem na pevných základech hned od prvního dne

O Piano Group

Piano Group je česká technologická skupina budovaná investiční skupinou Miton, která digitalizuje segment pohostinství a gastronomie v Česku a středoevropském regionu. Skupina sdružuje 9 firem: Septim Systems, Piano Payments (Qerko), Grason Solutions, POS Experts, ABX software, Cominn, protel systems, Pecosta a Piano Solutions, a nabízí provozovatelům restaurací a hotelů kompletní ekosystém nástrojů: od pokladních systémů a plateb přes HR až po nákup surovin a hotelový software.

Přes systémy Piano ročně protečou transakce v objemu přes 36 miliard Kč z více než 6 000 provozoven. Zhruba 17 % hodnoty všech transakcí na českém gastro trhu. Skupina vznikla sloučením 9 provozních společností více jak deseti účetních jednotek.

Situace při vzniku skupiny

Když Piano Group vznikalo, stálo před zásadním rozhodnutím: jak organizovat celoskupinový finanční reporting skupiny. Z dřívějších zkušeností znal finanční tým Excel dobře, ale zároveň si byl plně vědom jeho omezení při práci ve skupině.

Ruční konsolidace a controlling více účetních agend do Excelu by byla časově extrémně náročná a s růstem skupiny by se situace jen zhoršovala. Stejný problém by nastal s finančním plánováním: spravovat  samostatné Excelové plánů a následně je porovnávat se skutečností by bylo složité a chybové. Piano Group proto od prvního dne hledalo řešení, které těmto problémům předejde.

Proč Piano Group zvolilo Symfio

Symfio splňovalo tři klíčové požadavky, které mělo Piano Group při výběru platformy:

1. Jednoduchá a rychlá implementace

Díky nativnímu konektoru Symfio na účetní systém Pohoda bylo napojení všech 9 společností otázkou týdnů, nikoli měsíců. Celá implementace včetně kompletního mappingu účtů a napojení finančních plánů proběhla za 14 dní bez migrace dat a bez zásahu do stávajících účetních postupů.

• Konektor na Pohodu: data se stahují automaticky každý den, bez manuálních exportů.
• Pohoda zůstala nedotčena: Symfio funguje jako nadstavba, nikoli náhrada účetního systému.
• 14 dní od startu po ostrý provoz: včetně napojení všech 9 entit a importu 9 finančních plánů.

2. Plánování a reporting na jednom místě

Pro Piano Group bylo klíčové, aby finanční plány a skutečné výsledky existovaly ve stejné platformě. Alternativa, spravovat 9 Excelových plánů a následně je manuálně porovnávat se skutečností z účetních systémů, by byla pracná a náchylná k chybám.

• 9 finančních plánů v Symfio: plány všech entit naimportovány při implementaci.
• Plán vs. skutečnost na pár kliků: management vidí okamžitě, jak se skutečné výsledky liší od plánu.
• Skupinový konsolidovaný plán: vedle jednotlivých entit i konsolidovaný pohled pro celou skupinu.

3. Jedno místo pravdy pro celou skupinu

Klíčovým požadavkem bylo, aby všichni členové týmu, od CFO přes vedoucí oddělení až po představenstvo, pracovali se stejnými daty ve stejný okamžik. Excel tento požadavek nesplňuje ze své podstaty: existuje vždy více verzí, vždy je některá zastaralá.

• Všichni vidí stejná data: finanční tým, vedoucí oddělení i představenstvo pracují s jedním zdrojem.
• Okamžité rozhodování: management může reagovat na aktuální data ihned po zaúčtování.
• Nefinanční uživatelé: vedoucí oddělení vidí své rozpočty přímo bez pomoci účetního.